Son Teslim Tarihi Nedir? Zaman Kısıtlamaları, Üretkenliği ve Verimliliği Nasıl Artırır?

Son teslim tarihi, bir şeyin bitmesi gereken son zaman dilimini ifade eder. Son teslim tarihleri, bireyler ve şirketler gibi çeşitli tüzel kişiler, okul ve iş yeri gibi çeşitli alanlarda karşımıza çıkmaktadır. Teslim tarihleri çeşitli şekillerde faydalı olabilir, bu nedenle bunların nasıl etkili bir şekilde kullanılacağını anlamak faydalıdır. Bunun amaçla, aşağıdaki makalede, ilk olarak teslim tarihleri hakkında daha fazla bilgi edinecek ve bunları mümkün olduğunca etkili bir şekilde nasıl kullanabileceğinizi göreceksiniz.

Son Teslim Tarihi Örnekleri

Son teslim tarihine bir örnek olarak, bir proje müdürünün belirli bir ürünün prototipinin belirli bir zaman için teste hazır olmasını söylemesi verilebilir.

Diğer son teslim tarih örnekleri şunlardır:^[1]

• Haftanın sonuna kadar bir araştırma makalesi hazırlamak,
• Tüm günlük işlerinizi her gün 14.00'a kadar bitirmeye karar vermek,
• Yazın gelmesine kadar belli bir miktarda kilo kaybetmeye kendini adamak,
• Evden ayrılmak ve evlenmek gibi hayattaki belli amaçları gerçekleştirmek için belli bir yaş olduğuna inanmak.

Son Teslim Tarihi Çeşitleri

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç farklı son teslim tarihi türü vardır:

• Katı ve esnek son teslim tarihleri: Katı (veya sabit) teslim tarihlerinde değişiklik yapılamaz iken, esnek teslim tarihlerinde bazen değişiklikler yapılabilir.
• Mutlak ve göreli teslim tarihleri: Mutlak teslim tarihleri için, teslim tarihi geçtikten sonra görevin tamamlanmasının bir değeri yok iken, göreli teslim tarihleri olan görevlerde, görev, teslim tarihi geçtikten sonra bile tamamlansa bir değeri olabilir.^[2] Göreli teslim tarihlerinde, alakalı görevi tamamlamanın değeri son teslim tarihini geçtikçe azalır ve bir noktadan sonra hiçbir değeri kalmaz. Örnek olarak, akademik ödevler bağlamında "mutlak teslim tarihi", teslim tarihi geçtikten sonra ödevin teslim edilemeyeceği anlamına gelirken, "göreli teslim tarihine" sahip ödevler, atanan ödevin geciktiği her gün için notundan 10 puan kaybedileceği anlamına gelebilir.
• Başkaları tarafından belirlenen (harici) ve kişinin kendi belirlediği (dahili) teslim tarihleri: Harici teslim tarihleri, tarihe uyması gereken kişinin dışındaki bir kişi (örneğin bir patron) tarafından belirlenen son teslim tarihleridir. Dahili son teslim tarihleri ise, kişinin kendi kendine belirlediği teslim tarihleridir. "Harici" ve "dahili" ayrımının, son teslim tarihi uygulamasının herhangi bir dış mekanizmayı içerip içermediğine bağlı olarak da kullanılabileceğini unutmayın. Örneğin, kişinin kendi belirlediği teslim tarihi için kişi bir başkasından kendisini sorumlu tutmasını isterse "harici" olarak kabul edilebilir.

Ek olarak, son teslim tarihleri aşağıdakiler gibi diğer kriterlere göre farklılaştırılabilir:

• Son teslim tarihi, bir şeyin aktif olarak yapılması gerektiği bir noktayı (belirli bir eylemi üstlenmek gibi) veya bazı hedeflerin (belirli bir eşiği geçmek gibi) gerçekleştirildiği noktayı işaret edip etmediği bir kriterdir.
• Son teslim tarihinin somut (cuma günü saat 5'e kadar) veya soyut (hafta sonuna kadar) olup olmadığı bir kriterdir. Son teslim tarihleri genellikle somut-soyut spektrumda bir yere denk gelir. Cuma günü saat 5, cuma gününden, cuma günü de hafta sonundan daha somuttur.
• Son teslim tarihine ulaşmanın herhangi bir sonuçla bağlantılı olup olmadığı ve varsa özellikle ne gibi sonuçları doğuracağı bir kriterdir. Örnek olarak zamanında bir şeyleri bitirmenin ödülü gibi pozitif sonuçlar veya zamanında bir şeyleri bitiremediğin için ceza gibi negatif sonuçlar verilebilir. Sonuçların uygulanma olasılığı gibi diğer hususlar da söz konusu olabilir.

Son olarak, teslim tarihleri genellikle doğrudan zamana dayalıdır, yani belirli bir zaman noktasına (örneğin bir tarihe) dayalıdırlar, ayrıca başka şeylere de dayanabilirler. Örnek olarak, bir şirketin rakibi benzer bir ürün piyasaya sürdüğünde şirket yeni ürün için ne zaman olacağını bilmeseler de piyasaya sürmek için bir son teslim tarihine sahip olabilir.

Son Teslim Tarihlerinin Psikolojisi ve Faydaları

Son teslim tarihlerinin en önemli faydası, insanları zamanında harekete geçmeye teşvik edebilmeleri ve sonuç olarak erteleme olasılığını azaltabilmeleridir.^{[3], [4], [5]} Bunu, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli mekanizmalarla yapabilirler:

• Hedefleri ve görevleri daha somut hale getirirler. Örneğin, "Bu görevi daha sonra yapacağım.” demek yerine “Bu görevi hafta sonuna kadar yapacağım." demek daha somut bir hedef anlamına gelir ve bu da genellikle zamanında harekete geçme olasılığını artırır.^[6]
• Aciliyet oluşturur veya mevcut aciliyeti arttırırlar. Örnek olarak, teslim tarihinizin yaklaştığınızı bilmek, motivasyon eksikliği gibi sorunların üstesinden gelmenize yardımcı olmak için yeterli baskıyı yaratabilir.^[7]
• Bağlılık oluşturur veya mevcut bağlılığı artırır. Örneğin, bir görev için bir son tarih belirlemek ve bununla bazı sonuçları ilişkilendirmek, görevi tamamlama konusundaki kararlılığınızı arttırabilir.^[4]

Ek olarak, son tarihler, bunları planlama ve belirleme eylemleri başka şekillerde de faydalı olabilir.

Örneğin, bir test için çalışmanız gerekiyorsa, materyalin farklı kısımlarını çalışmak için ara tarihler belirlemek, tam olarak neyi ne zaman çalışmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, bunu önceden planlamak demek çalışma zamanı geldiğinde ne çalışacağınızı planlamak yerine çalışmaya odaklanabileceğiniz anlamına gelir.

Benzer şekilde, belirli bir çalışmayı yayımlamanız için bir son tarih belirlemek, üzerinde gereğinden fazla zaman harcamanıza engel olabilir.

Bu faydaların çoğunun birbiriyle ilişkili olduğu unutulmamalıdır. Örneğin bir görev için hangi tarihlerin son gün olacağını planlamak onu daha somut hale getirebilir, bu da o göreve bağlılığınızı arttırabilir ve zamanında tamamlamanız için üzerinizde hissettiğiniz baskıyı artırabilir.

Genel olarak, teslim tarihlerinin en önemli faydası, hedeflerin daha somut şeyler olduğunu hissettirmek, aciliyet duygusu yaratmak ve bağlılığı arttırmak gibi çeşitli mekanizmalar yoluyla insanları zamanında harekete geçmeye teşvik etmesidir. Ayrıca, teslim tarihlerinin, insanların önceden plan yapmasına yardımcı olmak gibi başka faydaları da olabilir ve bu faydaların çoğu birbiriyle ilişkili haldelerdir.

Not: Son teslim tarihleri, kişisel üretkenlik, zaman yönetimi ve hedef yönetiminden çok farklı alanlar söz konusu olduğunda da insanları etkileyebilir. Buna, "tüketici kararları" ve "müzakereler" dahil edilebilir.^{[8], [9]}

Son Teslim Tarihlerinin Sınırlamaları ve Tehlikeleri

Teslim tarihleri bazen yararlı olabilse de, son teslim tarihlerinin avantaj sağlamadığı durumlar da görülebilir.^[10] Örneğin, teslim tarihinin insanların zamanında harekete geçmelerine teşvik etmediği durumlar olabilir. Dahası, teslim tarihleri endişe, stres, göreve karşı azalmış ilgi ve son tarihten sorumlu olan her şeye karşı içerlemeye sebep olabilir.^[11]

Bu nedenle, özellikle de insanlar teslim tarihlerini farklı şekillerde algıladıkları ve bu tarihlere farklı tepkiler verdikleri için, teslim tarihlerinin her durumda mutlaka faydalı olacağını varsaymamalısınız.^{[12], [13]}

En Uygun "Son Teslim Tarihi" Nasıl Belirlenir?

Kendiniz ve başkaları için tarihler belirlerken, son teslim tarihini mümkün olduğunca uygun olmasını sağlamak için yapabileceğiniz çeşitli şeyler vardır. Bu bakımdan bu şeyler hedeflerinize teslim tarihlerini kullanarak ulaştırırken olası sorunları da en aza indirmeye yardımcı olabilirler.

Spesifik olarak, genellikle bir son tarih belirlemeden önce yapmanız gereken ilk şey, aşağıdaki gibi faktörleri göz önünde bulundurarak durumu değerlendirmektir:

• Bu zaman sınırı kime uygulanacak?
• Son tarih hangi görevle ilişkilendirilecek?
• Son teslim tarihini uygulamaya koyarak ne elde etmeyi umuyorsunuz?

Ardından, kendi özel durumunuzda bir son tarih uygulamanın en iyi yolunun ne olduğunu düşünürken, örneğin, uygulamak için en etkili yolun ne olduğunu bulurken tüm bu faktörleri hesaba katabilirsiniz. Ayrıca, bu, bazı durumlarda, son teslim tarihine sahip olmanın en iyi eylem planı olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir, çünkü son teslim tarihlerinin olmamasının tercih edilebileceği durumlar vardır.

Ek olarak, son teslim tarihleri belirlerken genel olarak aşağıdaki yönergelere uyduklarından emin olmalısınız:

• Teslim tarihleri uygun olmalıdır. Bir görevi tamamlamak veya hedefe ulaşmak için çok az veya çok fazla vakit ayrılmamalıdır. Çünkü çok az zaman olması stres ve yapılan işin kalitesinin tehlikeye girmesiyle ilgili sorun açabilirken, çok fazla zaman geçirmek de kaynak israfına ve sürekli ertelemelere yol açabilir. Bu nedenle, teslim tarihlerini belirlerken, mümkün olduğunca fazla zaman vermek yerine gerektiği kadar zaman ayırmaya çalışmalı ve beklenmedik sorunlar için hata payı bırakmalısınız.
• Son teslim tarihleri somut olmalıdır. Bunun nedeni, insanların somut olan son teslim tarihlerini takip etme olasılıklarının daha yüksek olmasıdır. Örnek olarak bu hafta bir ara yerine cuma günü saat 5’e kadar olarak hedefi belirlemek daha somut olacaktır.
• Son teslim tarihleri anlamlı olmalıdır. Son teslim tarihinin insanların davranışlarına etki edebilmelidir. Örnek olarak, tarihe insanları motive edecek kadar önemli bir teşvik (ceza veya ödül) dahil etmek bu davranışları etkileyebilir.

Son olarak, son tarihleri belirlerken aşağıdakileri de göz önünde bulundurmalısınız:

• Bazen son teslim tarihlerini bir yere yazmak faydalı olabilir. Bu, teslim tarihlerini kafanızda tutmaktan daha somut ve anlamlı hissettirebilir. Ayrıca, bunun işyerinde artan sorumluluk duygusu gibi çeşitli başka faydaları da olabilir.
• Ara tarihler belirlemek bazen faydalı olabilir. Örneğin, dönem sonunda büyük bir ödev teslim etmeniz gerekiyorsa, dönem boyunca kendinize ara tarihler verebilirsiniz. Bu tarihlerin her biri ödevinizin belirli bir bölümünü yazmanız gerektiğine işaret edecek. Bu da ana hedefinizi gerçekleştirme yolunda gelecek tarihlerin yarattığı baskıdan birçok kez yararlanmanızı ve büyük görevlerin yönetilebilir parçalara nasıl ayrılacağını planlamanıza yardımcı olabilir.
• Uzun süreli teslim tarihleri ters etki edebilir. Örneğin, bir projede belirli bir noktayı geçince, insanlara projeyi tamamlamaları için daha fazla zaman vermek, işlerinin kalitesinde herhangi bir katkı sağlamadan verimliliklerini önemli ölçüde azaltabilir. Bu durum, geçici indirgeme yani insanların gelecekten uzak tarihlere motive olmadığını hissetmesi ve Parkinson yasası adı verilen işin tamamlanması için mevcut zamanı doldurmak adına genişlemesi gibi sebeplere bağlanabilir.^[14]
• Son teslim tarihlerinde değişiklik yapmak bazen mantıklı olabilir, ancak bu konuda dikkatli olmalısınız. Son teslim tarihlerini değiştirmenin potansiyel faydası, çalışırken karşılaştığınız beklenmedik gecikmeler gibi çeşitli problemlerle ilgilenmenizi sağlamasıdır. Bununla birlikte, son teslim tarihlerinin değiştirmenin, etkilerini azaltabileceği ve sonuç olarak erteleme olasılığını artırabileceği potansiyel olumsuz yönleri de vardır. Bu nedenle, bazı durumlarda son teslim tarihlerini değiştirmeyi düşünseniz de hem kısa hem uzun vadede bunun gerçekten en iyi hareket tarzı olup olmadığını belirlemek için durumu önceden dikkatlice değerlendirdiğinizden emin olmalısınız.
• Son teslim tarihlerini diğer tekniklerle birlikte kullanmayı düşünün. Son teslim tarihleri kendi başlarına faydalı olabilse de genellikle bunları diğer teknikler ve kavramlarla birlikte kullanmak daha iyi olabilir. Bu, Napolyon Tekniği gibi diğer üretkenlik tekniklerinin yanı sıra durumları rasyonel olarak değerlendirmemize yardımcı olabilecek önyargı azaltma teknikleri gibi çeşitli diğer teknik türlerini içerebilir.

Genel olarak, en uygun son tarihi belirlemek için, son teslim tarihinin kime uygulanacağı ve bununla ne elde etmeyi umduğunuz gibi faktörleri göz önünde bulundurarak durumu değerlendirmelisiniz. Ardından, genel olarak son teslim tarihinin uygun olduğundan (fazla zaman veya az zaman içermediğinden), somut olduğundan (açık terimlerle tanımlandığından) ve anlamlı olduğundan (teşvik yoluyla genel olarak insanların davranışlarını etkileyebildiğinden) emin olmalısınız.

Ek olarak, son teslim tarihlerini yazmanın ve ara tarihler belirlemenin faydalı olabileceğini, daha uzun teslim tarihlerinin verimsiz olabileceğini, bazen teslim tarihlerini değiştirmenin makul olduğunu (Ancak bunu yaparken dikkatli olmalısınız.) ve başka tekniklerle birlikte teslim tarihini kullanmanın yararlı olabileceğini unutmamalısınız.

Özet ve Sonuç

• Son teslim tarihi, bir şeyin bitmesi gereken zamanda bir noktadır.
• Son teslim tarihlerinin en önemli faydası, hedefleri daha somut hissettirmek ve aciliyet hissi oluşturmak gibi çeşitli mekanizmalar aracılığıyla zamanında harekete geçmelerine ve insanların önceden plan yapmalarına yardımcı olmak gibi başka faydaları da vardır.
• Teslim tarihlerinin faydalı olup olmaması, çeşitli kişisel ve durumsal faktörlere bağlıdır ve ayrıca son tarihten sorumlu olan her şeye karşı endişe, stres, azalan ilgi ve her şeye karşı içerlemek gibi sorunlara yol açabileceği durumlar da vardır.
• En uygun teslim tarihlerini belirlemek için, son teslim tarihinin kime uygulanacağı ve bununla ne elde etmeyi umduğunuz gibi faktörleri göz önünde bulundurarak durumu değerlendirmeli ve ardından genel olarak teslim tarihinin uygun olduğundan (az veya çok zaman), somut (açık terimlerle tanımlanmış) ve anlamlı olduğundan (teşvik yoluyla insanların davranışlarını etkileyebilen) emin olmalısınız.
• Son teslim tarihlerini belirlerken son teslim tarihlerini yazmanın ve ara tarihler belirlemenin faydalı olabileceğini, daha uzun süreli teslim tarihlerinin genellikle verimsiz olduğunu, teslim tarihlerini değiştirmenin bazen makul olduğunu (Bunu yaparken dikkatli olmalısınız.) ve diğer ilgili tekniklerin tarihlerle birlikte kullanılmasının faydalı olabileceğini unutmayınız.