Napolyon Tekniği Nedir? Acil Cevap Gerektirmeyen Durumlarda Harekete Geçmemek Neden Daha Avantajlı Olabilir?

Napolyon tekniği, acilen ilgilenmemeniz halinde kendiliğinden çözülme ihtimali yüksek olan işleri ertelemeyi öneren bir üretkenlik metodudur. Örneğin bu tekniğe göre, acil olmayan konularda sizden yardım bekleyen kişilerin, cevap verebileceğiniz son tarihe kadar ellerindeki problemi kendiliğinden çözmeyi başaracaklarına inanıyorsanız, o kişilerin e-maillerine dönmeyi bekletmeniz önerilir.

Napolyon tekniği bir hayli yararlı olabilir; ancak kullanırken dikkate almanız gereken bazı noktalar da vardır. Bu makalenin devamında, tekniğin kendisini ve nasıl olabildiğince efektif bir şekilde uygulayabileceğinizi öğreneceksiniz.

Napolyon Tekniğinin Tarihi

Napolyon tekniğinin çıkış noktası, Amerikan deneme yazarı ve filozof Ralph Waldo Emerson'un Representative Men koleksiyonunun bir parçası olan, 1850 tarihli Napoleon; or, the Man of the World başlıklı bu hikayede yatıyor:

Bu türden acayip bir ekonomi, Napoleon'un İtalya genelinde yapmak zorunda kaldığı yoğun ve yorucu yazıma pratiklerini de belirliyordu. Bourriene'e 3 hafta boyunca hiçbir mektubun açılmamasını emretti ve zevkle mektupların büyük bir çoğunluğunun kendi kendilerine çözülmelerini ve artık cevaba ihtiyacı olmadıklarını gözlemledi.

Bu alıntı da Fransız Diplomat Louis Antoine Fauvelet de Bourrienne tarafından 1891 yılında yazılan ve Napolyon'un anıları toplayan Memoirs of Napoleon Bonaparte isimli eserden alınmış aşağıdaki hikayeye dayanmaktadır:

Leoben'in ön antlaşmaları bütün askeri operasyonları askıya alınca, Napolyon mektuplara hemen cevap vermeye o kadar da hevesli değildi. Tam olarak Kardinal Dubois'in aldığı mektupları ateşe atıp 'İşte! Bütün mektuplarım cevaplandı!' dediği gibi yapmasa da, bunun benzeri bir şeyi yapmaktan zevk aldı. İnsanların çok fazla yazıp önemsiz küçük cevaplarla değerli zamanlarını kaybettiklerine inandığı için, sadece özel kuryelerle gelen mektupları açmamı ve geri kalan hepsini 3 hafta bekletmemi söylemişti.

Bu sürenin sonuna kadar gelen yazışmaların beşte dördünü cevaplamak gereksiz oluyordu. Bazılarının kendileri cevaptı; bazıları alınan mektupların tasdikiydi; diğerleri çoktan görülen ancak bilgisi alınmayan işlerin isteğiydi. Bir çoğu yiyecek-içecek, ödeme veya giyim konusunda bu mektuplar yazılmadan önce düzeltilme emri verilmiş şikayetlerdi. Bazı generaller takviye birliği, para, zam gibi şeyler talep etmişti. Mektuplarını açmayarak, Bonaparte hiç de hoş olmayan reddetme durumlarından kurtulmuş oluyordu.

Başkomutan, kendiliğinden çözülen mektupların sayısının çokluğunu, gerçekten cevap vermesi gereken mektupları sayısının azlığıyla kıyasladığında, garip fikrine güzel bir kahkaha patlattı. Bu yöntem, işi olan herhangi birinin mektupları açıp sadece yeni tarih attığı genelgelerle cevap vermesinden daha çok tercih edilmez miydi?

Napolyon Tekniğinin Uygulanabildiği Örnekler

Şimdiye kadar gördüğümüz üzere, tekniğin uygulanabileceği bir yol, acil cevap gerektirmeyen isteklere cevap vermeden önce, çözülmesi umuduyla zamana bırakarak konunun kendiliğinden hallolacağını ummak ve bu nedenle cevaplamayı ertelemektir.

Ancak tekniğin uygulanabileceği, bunun haricinde kalan çok sayıda yer vardır. Örneğin bilgisayarınızda minik bir problemle karşılaştığınızı düşünün. Problemle karşılaşır karşılaşmaz zamanınızın çoğunu buraya harcamak yerine, problem kendiliğinden çözülecek mi ya da zamanınızı harcamaya değmeyecek kadar küçük bir problem haline mi gelecek diye bakabilirsiniz.

Buna benzer olarak, bir proje yönettiğinizi ve birinin belli bir süre sonra problem haline gelebilecek bir şeyi söylediğini düşünün. Problemin potansiyelini incelemeden önce, erkenden uğraşmak bir avantaj sağlamıyorsa ve daha sonra bir önemi olmayacağı yüksek olasılıktaysa, projenin sonlarına doğru beklemeyi seçebilirsiniz.

Not: Napolyon tekniği, çeşitli kaynaklarda "Napolyon metodu" ya da "Napolyon yaklaşımı" olarak da kullanılabilir.

Napolyon Tekniği Neden Yararlıdır?

Bu tekniğin asıl faydası, gerçekten bu kaynakları harcamaya ihtiyacınız olup olmadığını seçmenizi sağlayarak, zaman ve enerji gibi kaynakları muhafaza edebilmenizi mümkün kılmasıdır.

Dahası, kolaylıkla cevabını bulabileceği küçük sorular soran insanlara cevap verme konusunda Napolyon tekniği kullanmak, o kişiye soru sorma konusunda daha dikkatli olmayı öğretebilir. Buna benzer olarak tekniği bir yönetici olarak gereksiz yere çekingen olan çalışanların mesajları üzerinde uygularsanız, tekniği stratejik olarak kullanmak işlerini yaparken çekingenliği kırmaya yarayabilir.

Not: Napolyon tekniği bir şeyleri erkenden daha verimli kılmaya çalışmaya sebep olan erken optimizasyon (premature optimization) probleminden sakınmak için iyi olabilir.

Napolyon Tekniğini Uygulamak

Napolyon Tekniği Nerede ve Ne Zaman Uygulanır?

Yararlı olacağı düşünülen iş, ders ya da kişisel hayat gibi herhangi bir yerde kullanılabilir. Tekniği kullanıp kullanmayacağınızı düşünürken dikkat etmeniz gereken birkaç şey vardır:

• Söz konusu eylemi erteleyerek ne gibi olumlu sonuçlar elde edebilirsiniz ve bu sonuçlar ne olasılıkla gerçekleşir?
• Söz konusu eylemi erteleyerek ne gibi olumsuz sonuçlar yaratabilirsiniz ve bu sonuçlar ne olasılıkla gerçekleşir?

Olumlu sonuçların potansiyeli daha kazançlı oldukça ve gerçekleşme ihtimalleri daha yüksek oldukça, tekniği uygulamaya daha da istekli olmanız gerekir. Diğer taraftan, olumsuz sonuçlar daha zararlı oldukça ve bunların gerçekleşme ihtimalleri yüksek oldukça, tekniği uygulamaya daha az gönüllü olmalısınız.

Örneğin Napolyon tekniğinden bolca yararlanabileceğiniz bir durumda ve çıkabilecek bütün olumsuz sonuçlar küçükse veya gerçekleşme ihtimali düşükse, neredeyse her zaman bu tekniği uygulamak istemelisiniz. Aksine, ciddi olumsuzlukların çıkma olasılığının orta seviye olduğu bir durumda, olumlu sonuçları olsa bile muhtemelen kullanmaktan kaçınmalısınız.

Pratikte Napolyon tekniğini küçük, acil olmayan, minik bir risk yaratsa da ertelemekten faydalanabileceğiniz konulara baktığımız zaman en iyi şekilde uygulayabileceğimiz anlamına gelir. Üstelik rutin işlere ya da problemlere gelince bu teknik özellikle faydalıdır; yapmanız gereken tek şey, tekniği kullanıp kullanmayacağınıza ve nasıl uygulayacağına bir defa karar vermektir. Sonrasında, uzun vadede bu tekniği tekrar tekrar kullanabilirsiniz.

Napolyon Tekniği Nasıl Uygulanır?

Önceki bölümde ana hatları verilen ilkelere göre, tekniği uygulamaya karar verdiğinizde, faydayı mümkün mertebe en yükseğe çıkarmak ve riskinizi en aza indirgemek için tam olarak nasıl uygulanabileceğini çözmeniz gerekir. Örneğin e-postaların cevabını 24 saat geciktirmek, bir yandan bolca fayda sağlayacağı ve diğer yandan ciddi problemlerin patlak verme riskini yeterince düşük tutmak için makul kısalıkta bir süre olduğundan, küçük problemlerin kendiliğinden çözülmesi için uygun bir süre olabilir.

Buna ek olarak bu teknik "ya hep ya hiç" mantığıyla kullanılmak zorunda da değildir; yani hangi kriterler üzerinden, nasıl uygulanabileceğinize siz karar verebilirsiniz. Örneğin e-postalarda kullanmayı seçerseniz, bu, bütün e-postalara cevap verirken bekleyin anlamına gelmez. Daha çok, belli insanlardan gelen mailleri bekletmeyi seçebilirsiniz ya da acil cevap gerektiren maillerin konu/başlık kısmına "ACİL" yazılması gerektiğini söyleyebilirsiniz. Buna benzer olarak, halihazırda cevap verdiğiniz bir e-postanın devamı olan cevaplar hariç, önemsiz e-postaların hepsine cevap vermekten kaçınmayı seçebilirsiniz.

Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar

Napolyon tekniğini uygularken dikkat etmeniz gereken birkaç yaygın hata bulunmaktadır:

• Devekuşu Etkisi: Devekuşu etkisi, insanların olumsuz olarak nitelendirebileceği durumlarla karşılaşmaktan kaçınmasına sebep olan bilişsel bir önyargıdır. Napolyon tekniğini uygularken, görmeniz gereken bilgilerden kaçınmadığınızdan emin olmalısınız.
• Erteleme: Tekniği, işlerinizi hallederken size öylesine erteleme yolu verdiği için değil de, gerçekten fayda sağlayacağını düşündüğünüz için uygulamanız önemlidir.
• Parkinson Kuralı: Parkinson kuralı "işin tamamlanması, verilen süre kadar uzar" diyhen bir özdeyiştir. Napolyon tekniğini, işleri normalden daha uzun sürede tamamlamanıza sebep olacak şekilde kullanmamalısınız.

Bu hatalardan kaçınmak için Napolyon tekniğini uygulamaya karar vermeden önce düzgün bir analiz yürütmeniz gerekir: Eğer uygulayacaksanız; nerde, ne zaman ve nasıl, bunları düşünmeniz gerekmektedir.

Not: Etkili bir şekilde Napolyon tekniği uygulamak için, kesin bir son teslim tarihi koymanız, işleri gereksiz erteleme ihtimalini düşürmek açısından genellikle faydalıdır. Örneğin e-postaların cevabı konusunda, önemli e-postalara hiç cevap vermediğiniz durumları yaşamaktansa, net bir şekilde "en geç 3 gün sonra cevaplayacağınız" sınırını koyabilirsiniz.