Parkinson Yasası: Aslında Çok Daha Kısa Sürebilecek İşler Neden Hep Son Geceye Kalıyor?

Parkinson yasası, "yapılan iş, işin bitirilmesi için ayrılmış süreyi dolduracak şekilde genişler" olarak tarif edilebilecek durumu tanımlamak için kullanılır. Bu yasa, yapılacak iş için ayrılan süre ne kadar uzunsa, işi tamamlamak için geçecek olan sürenin de (aslında daha az sürede yapılabilecek olmasına rağmen) o denli uzayacağını belirtir.

Örneğin Parkinson yasasına göre eğer bir işin tamamlanması için 1 hafta zaman verilmişse ama işin bitirilmesi gerçekte yalnızca 1 gün alacaksa, çoğunlukla iş yine de uzatılır ve sonuç olarak tamamlanması bütün bir haftayı bulur.

Parkinson yasasının hem yaratıcılığı arttırmak, hem de insanların davranışlarını öngörmek gibi çeşitli durumları kapsayan önemli sonuçları vardır. Bu makalede, Parkinson yasasıyla ilgili daha fazla bilgi edinecek ve bu yasayı anlamanın pratikte size nasıl fayda sağlayabileceğini göreceksiniz.

Parkinson Yasasının Örnekleri

Parkinson yasasının en iyi bilinen örneği, bu konseptin ilk defa tanımlandığı 1955 yılında The Economist dergisinde yayımlanmış ve C. Northcote Parkinson tarafından kaleme alınmış makalede geçer:^[1]

Bu yasa, yapılacak işin kendisi için ayrılmış olan sürenin tamamına yayıldığına dair basit bir gözlemdir. Örneğin, zamanı olan yaşlı bir teyze veya amca, tüm gününü başka bir şehirde yaşayan yeğenine kartpostal yazarak geçirebilir. Bir saat kartpostalı arayarak geçecektir, diğer saat ise gözlüğünü arayarak, bir yarım saat de doğru adresi bulmaya çalışarak, bir saat ve on beş dakika kartpostalı düzenleyerek, yirmi dakika da hemen yan caddede bulunan posta kutusuna giderken şemsiye alıp almamak üzerine düşünerek... Aynı iş, meşgul bir çalışanın sadece üç dakikasını alacaktır, başkasının kaygı ve zahmetle geçen tüm bir gününü alabilecek olsa bile...

Dahası, Parkinson yasasının insanların davranışlarını nasıl etkilediğine dair çeşitli başka örnekler de vardır. Örneğin öğrenciler, ödevlerini bitirmek için kendilerine verilmiş olan sürenin tamamını kullanmaya meyillidir. Verilen süre bir hafta, bir ay, hatta tüm bir dönem de olsa o ödev, yine de verilen sürenin sonunda bitecektir. Yine benzer olarak müteahhitler, işlerini çok daha kısa bir sürede bitirebilecek olsalar da işin bitmesi, verilen sürenin sonuna denk gelir. Son olarak, herhangi bir proje üzerine çalışılmak istendiğinde bu projenin geliştirilmek istenilen bir iş fikri veya yazılmak istenilen bir hikaye olmasından bağımsız olarak bu işe başlamak ve işi bitirebilmek, özellikle elde net bir son tamamlama tarihi yoksa, aslında ihtiyaç duyulan süreden çok daha uzun sürecektir.

Parkinson Yasası Nasıl İşler?

"Parkinson yasası" adı altında açıklanan bu fenomen, çeşitli bilimsel araştırmalarda gözlemlenmiştir.^[2] Bu araştırmalar gösteriyor ki bir işi tamamlamak için ek süre verildiğinde, hem ihtiyaç olmamasına hem de daha iyi performansa yol açmamasına rağmen genellikle verilen bu süreden faydalanılır.^[3] Dahası, bu etki aynı işi ilerde tekrar yaparken de devam eder.^[4] Yani bir işi ilk kez yaparken insanlara ek zaman verilmişse, aynı iş tekrarlanırken bu defasında ek süreye değinilmemiş olunsa bile işin bitmesi aslında gereken süreden yine de daha fazla zaman alacaktır.

Bu araştırmalar insanların tamamlamaları gereken bir iş olduğunda, "İşi bitirmek için ne kadar süreye ihtiyacım var?" yerine, "İşi bitirmek için ne kadar sürem var?" şeklinde düşündüklerini gösteriyor. Bu şekilde düşünmek gereksiz yere vakit harcamaya ve verimsiz bir çalışma tarzının ortaya çıkmasına yol açıyor.

Bununla birlikte, işleri tamamlamak için daha fazla vakit harcamaya neden olan başka faktörler de mevcuttur. Bunlardan en göze çarpanı erteleme davranışıdır: Erteleme davranışıyla mücadele eden insanlar, işi tamamlamak için ne kadar süreleri olduğundan bağımsız olarak, son tamamlama tarihi çok yaklaşana kadar işe başlamayı erteleme eğilimi gösterip işe daha erken başlamakta zorlanırlar.^{[5], [6]}

Buna benzer bir diğer konsept ise "demirleme" eğilimidir (İng: "anchoring"). Demirleme eğilimi, işi bitirmek için verilen süreyi baz alarak yapılan, "Ben bu işi ne kadar sürede bitirebilirim?" tahmininin esnetilmesi aracığıyla, bu işin daha uzun sürede bitirilmesine neden olabilir.

Parkinson Yasasıyla Başa Çıkmak

Parkinson yasasının etkileriyle başa çıkmak için bir işi planlamadan ve işe başlamadan önce bu işi ne kadar sürede tamamlayacağımızı belirlemeliyiz. Bunu yaparken ne kadar vaktimiz olduğundan ziyade işin kalitesinden ödün vermeyecek bir şekilde, işi ne kadar sürede tamamlayabileceğimize odaklanmalı ve gerçekçi bir tahminde bulunmalıyız. Sonrasındaysa işi bu zaman aralığında tamamlamak için elimizden geleni yapmalı, eğer başka birisi için planlama yapıyorsak onları da ayrılan süre içinde işi tamamlamaya teşvik etmeliyiz.

Bunu başarmak için bize verilmiş olan son tamamlama tarihi yerine, kendimiz bir tarih belirleyebiliriz.^[7] Örneğin, herhangi bir işi tamamlamak için önümüzdeki ayın sonuna kadar zamanımız varsa ve aslında bu işi birkaç günde bitirebileceğimizi biliyorsak son tamamlama tarihini kendimize göre düzenlemeliyiz. Genel olarak son tamamlama tarihleri aşağıdaki şekillerde düzenlenebilir:

• İşe ayrılması gereken süreyi belirleyerek: Örnek olarak, bir işe ayrılabilecek on saatiniz de olsa gayet de yeterli gelebilecek bir saat ayırmayı seçmek.
• İşin bitmiş olması gereken tarihe karar vererek: Örnek olarak, bir işi tamamlamak için bir ayınız da olsa haftanın sonunda işi bitirmiş olmaya karar vermek.

Son olarak değinilmesi gereken bir diğer nokta ise herhangi bir sebepten ötürü işin tamamlanması için öngörmüş olduğunuz sürenin dışına çıkmanızın mümkün olmasıdır. Eğer bitmesi gereken işi kabul edilebilir bir seviyede tamamlayabilmek için tahmin etmiş olduğunuz süreden daha fazlasına ihtiyacınız varsa, beklentilerinizi yeniden düzenleyin, işe ihtiyacınız kadar ek süre tanıyım ve iş bitene kadar çalışmaya devam edin. Tam tersinin de yaşanması mümkün: İş için tahmin ettiğinizden daha az süre gerekiyorsa beklentilerinizi yine benzer bir şekilde düzenleyip işi erkenden bitirin, oyalanmayın.

Özetlemek gerekirse, Parkinson yasasıyla başa çıkmak için ilk olarak işi planlamadan önce gerçekçi bir şekilde bu işin ne kadar sürede en iyi şekilde yapılabileceği kestirilmeye çalışılmalıdır. Vakit harcamamak için de kendiniz bir son tamamlama tarihi seçebilirsiniz. Bu son tarihi işe ayrılacak süre (örneğin on beş dakika) veya işin bitmesi gereken tarih (örneğin ayın sonu) olarak belirleyebilirsiniz.

Genişletilmiş Parkinson Yasası

Parkinson yasası, genelde işleri bitirmek için gereken süreye odaklanmış olsa da, yasanın altında yatan prensip, zaman yönetimi ve verimli çalışmadan fazlasını açıklamak için kullanılabilir.

Özellikle Parkinson yasasının genişletilmiş ve genelleştirilmiş bir versiyonu şöyle açıklanabilir: "Yapılan iş, sahip olunan kaynakları kullanıp tüketecek şekilde genişler." Yani bu demektir ki insanlar, ihtiyaçları olmadığında bile zaman, para, efor gibi kaynakları kullanırken mevcut tüm kaynağı tüketme eğilimindedir.

Parkinson yasasının bu genelleştirilmiş versiyonunu destekleyen bilimsel kanıtlara çeşitli alanlarda rastlanabilir. Örneğin, kamu yönetimi üzerine yönetilmiş bir araştırmada sonuçlar, "sözleşme, oluşturulması ve yürütülmesi için elde var olan yönetim kaynaklarını tüketecek şekilde genişler" şeklinde bir çıkarıma ulaştırmıştır.^[8] Yani insanlar bir işi bitirmek için nasıl ellerindeki tüm süreyi kullanıyorsa sözleşmeciler de sahip oldukları tüm kaynakları, bunlara ihtiyaçlarının olup olmamasından bağımsız olarak kullanmaya meyillidirler. Parkinson yasasının bu genişletilmiş versiyonunun yol açabileceği durumlarla da aynı şekilde başa çıkılabilir. Farklı yapılan tek şey, kaynak olarak sadece zamanı değil, diğer potansiyel kaynağı veya kaynakları da göz önünde bulundurmaktır.

Özellikle, yapılması gereken bir işi planlarken sahip olunan tüm farklı kaynakları kullanmaktan kaçınıp, "Bu iş için ne gibi kaynaklara ihtiyacım var?" sorusu sorulmalıdır. Şüpheye düşerseniz, bir kaynağı belirli bir noktayı geçecek şekilde kullanmanın getireceği faydanın, gerçekten de dezavantajlarından fazla olup olmadığını düşünüp tartabilirsiniz. Eğer kaynağın kullanımının dezavantajları daha fazlaysa o kaynağın kullanımını sınırlamanız gerekir. Bu kaynak limitlerini işe başlamadan önce de belirleyebilirsiniz. Örneğin, bir projeye harcayacak 500 TL'niz var, fakat 100 TL'ye de gayet güzel bir iş ortaya koyabileceğinizi biliyorsanız gereksiz para harcamamak için limitinizi 100 TL olarak belirleyebilirsiniz.

Parkinson Yasasını Sağduyuyla Uygulamak

Parkinson yasasının etkileriyle başa çıkmak için unutulmaması gereken en önemli şey, yapılacak iş için ne kadar zaman veya kaynak gerektiğini hem vakit harcamaya yol açmayacak, hem de kaliteyi mümkün olan en iyi düzeyde tutmaya yetecek düzeyde belirlemektir. Yani gerçekçi bir süre (veya başka bir kaynak) kısıtı konulmalıdır ve mümkün olduğunca buna uyulmalıdır.

Bu yöntem, iş için asgari bir süre belirlemekle karıştırılmamalıdır. Bir iş için asgari miktarda bir süre belirlendiğinde çok fazla zaman harcamamak garantilenmiş olsa da işin kalitesi istenilenden kötü durumda kalabilir. Örneğin, bir işi bitirmenizin yaklaşık olarak 10 dakika alacağını biliyorsanız ve 2 dakikada ne bu işi bitirebileceğinizi, ne de iyi bir iş çıkarabileceğinizi düşünüyorsanız, bunu denememelisiniz. Bunun yerine hedefiniz işin 10 dakika alacağı gerçeğini kabullenmek ve süre limitini bu şekilde koymak olmalıdır.

Bu konsept, Parkinson yasasının Stock-Sanford önerme sonucuyla (İng: "The Stock-Sanford Corollary to Parkinson's Law") da örneklenir:

Son dakikayı beklerseniz işi bitirmeniz sadece bir dakikanızı alır.

Not: Parkinson yasasının Stock-Sanford önerme sonucu bir döngüsel raporlama (İng: "circular reporting" veya "citogenesis") örneğidir. Bu önerme sonucu, literatürde ilk kez Parkinson yasası hakkındaki Wikipedia makalesinde görülmüş ve anonim bir yazar tarafından referans gösterilmeden eklenmiştir.^[9] Sonrasındaysa başka makaleler Stock-Sanford önerme sonucundan bahsederken Wikipedia makalesini referans göstermeye başlamıştır ve bu makaleler de sonuç olarak Wikipedia'da Stock-Sanford önerme sonucuna bir referans olarak yer almıştır.

Parkinson Yasasının Kökeni: Bürokratik Angaryanın Verimsizliği

Parkinson yasasına ilk kez 1955 yılında The Economist dergisinde yayımlanmış olan, İngiliz yazar ve tarihçi C. Northcote Parkinson tarafından kaleme alınmış "Parkinson's Law" isimli makalede değinildi. Makalenin giriş cümlesindeki söylem, "Yapılan işin, işin bitirilmesi için ayrılmış süreyi dolduracak şekilde genişlediğine dair genel bir gözlem" zaman içinde Parkinson yasası olarak bilinmeye başlanmıştır.

Fakat bilinenin aksine, Parkinson yasası aslında başka bir fenomeni açıklamak için ortaya atılmıştır. Bu fenomen, bürokratik veya idari bir organın büyüdükçe verimliliğinin düşmesidir.^[10] C. Northcote Parkinson şöyle der:

İşlere, özellikle kağıt işlerine gereken süre oldukça esnektir. Buna dayanarak söylenebilir ki yapılması gereken iş ve gerekli personel sayısı arasında bir ilişki yoktur veya bu ilişki zayıftır... Yani diyebiliriz ki yapılacak işin miktarı ile gerekli çalışan sayısı hiç de alakalı değildir. Gerekli görülerek istihdam edilenlerin sayısı, Parkinson yasasının etkisi altındadır ve bu sayı, yapılan işin artması, azalması, hatta yok olmasıyla bile değişmeyecektir.

Parkinson, bu söylediğini iki faktöre dayandırır: yetkililerin rakiplerinin değil de astlarının sayısını arttırma isteği ve birbirlerine angarya yaptırmaya eğilimli olmaları. Parkinson, söylediklerini desteklemek için şu verileri örnek olarak gösterir ve şöyle anlatır:

Bahsedeceğim istatistikler Deniz Kuvvetleri Komutanlığı 1914 ve 1928 yılları verilerinden alınmıştır. Zamanında dile gelmiş eleştiriler, savaşmaya gönüllü kişilerin sayısındaki keskin düşüşle, sadece idari işleri yapmaya gönüllü olan kişilerin sayısındaki ciddi artış farkını hedef almıştır... Dikkat edilmesi gereken nokta şudur ki 1914 yılında idari personelin sayısı 2000 iken 1928 yılında bu sayı 3569'a çıkmıştır ve bu artış, iş yükünden tamamen bağımsız olarak gerçekleşmiştir. Hatta ordu personel bakımından üçte bir, gemi sayısı bakımındansa üçte iki küçülmüşü. 1922'den itibaren ordunun gücünde artış yaşanması beklenmiyordu, çünkü toplam gemi sayısı Washington Deniz Kuvvetleri Antlaşması (İng: "Washington Naval Agreement") ile kısıtlanmıştı (personel sayısında bir kısıtlama yoktu). Yine de bu koşullara rağmen yıllık ortalama %5.6 ve 14 yıl içinde toplam %78.45 oranında bir personel sayısı artışı yaşanmıştı...

Parkinson, ek olarak aşağıdaki bulgulara da değinir:

Artış oranının ne olduğunu göstermeden önce, personelin bu yirmi yıllık süreçteki sorumluluklarının sabit olmadığı göz önünde bulundurulmalı. 1935-1939 yılları arasında, koloniler ne toprak ne de nüfus açısından değişmişti. 1943 yılına doğru düşman eline düştüklerinden kolonilerin sayısı azalmıştı. 1947 yılında koloni sayıları tekrar bir artış göstermiş olsa da, takip eden yıllarda bu sayı, kolonilerin bağımsızlık kazanmalarıyla istikrarlı bir şekilde düşüş göstermeye başladı. Parkinson yasasının keşfinden önce, İmparatorluğun faaliyet alanındaki bu değişimin, merkezi yönetimin büyüklüğüne yansıyacağını varsaymak mantıklı olabilirdi. Fakat verileri incelediğimizde toplam personel sayısının otomatik bir şekilde artışa geçtiğini görebiliyoruz. Ve diğer departmanlarda da gözlemlenen bu artışın, İmparatorluğun sınırlarının genişliğiyle, hatta İmparatorluğun varlığıyla bile alakası yoktu. Artış yüzdelerine dönecek olursak, bu yüzdeleri hesaba katmak için II. Dünya Savaşı'nın sebebiyet verdiği personel sayısındaki ani artış ve bu artışla birlikte gelmiş olan azalan sorumlulukları yok saymalıyız. Bunun yerine barış dönemindeki artışa odaklanmalı. 1935 ve 1939 yılları arasında bu oran %5.24, 1947 ve 1954 yılları arasında da %6.55 idi. Yani yıllık ortalama %5.89 oranında bir artış gözlemleniyor. Bu yıllık ortalama artış oranının 1914 ve 1928 yılları arasındaki Deniz Kuvvetleri Komutanlığı personel sayısındaki artış oranına olan benzerliği dikkat çekicidir."

Not: Bu makalede bahsedilmiş olan Parkinson yasası, benzer bir fenomeni açıklayan Parkinson'un önemsizlik yasası (İng: "Parkinson's law of triviality") ile karıştırılmamalıdır. Bu yasa, insanların küçük ve önemsiz işlere aşırı düzeyde vakit, enerji ve diğer kaynakları harcamaları fenomenini açıklar.

Özet ve Sonuç

• Parkinson yasası, "yapılan iş, işin bitirilmesi için ayrılmış süreyi dolduracak şekilde genişler" şeklinde bahsedilen, yapılacak işe ayrılan süre arttıkça, aslında daha kısa sürede bitirilebilecek de olsa, işi bitirmek için geçecek sürenin de artacağını vurgulayan bir yasadır.
• Örneğin, Parkinson yasasına göre eğer bir işi bitirmek için kişilere bir hafta süre verilmişse ve bu iş aslında sadece bir gün alacaksa, gereksiz bir şekilde yapılan iş uzatılır ve sonuç olarak bir haftada tamamlanmış olur.
• Parkinson yasasının altında yatan davranış, çeşitli faktörler tarafından güdülenir. Örneğin, insanların bir işi bitirmek için ihtiyaçları olan süreye odaklanmalarından ziyade, ne kadar süreleri olduğuna odaklanma eğilimleri. Bununla birlikte, yaygın bir şekilde karşılaşılan, işi son ana kadar erteleme eğilimi de bu faktörler arasında gösterilebilir.
• Parkinson yasasıyla baş etmek için bir işi planlamadan veya işe başlamadan önce bu işin tamamlanması için ne kadar süreye ihtiyaç olduğu gerçekçi bir şekilde belirlenmelidir. Ayrıca bu süre belirlenirken performanstan ödün vermemeye dikkat edilmelidir.
• İş üzerine çalışırken zaman harcamamayı garantilemek için kendinize son tamamlama tarihleri koyabilirsiniz. Bunu yaparken işe ayrılacak süreyi kısıtlamayı (örneğin işe on beş dakika ayırmak) veya işin bitmesi gereken tarihi (örneğin işi ay sonuna bitirmeyi planlamak) belirlemeyi seçebilirsiniz.